Blog

Im FutureHub haben wir mit Günter Siebenhaar an einem großen Thema gearbeitet:
Wie kann die Verwaltung KI wirklich nutzen?

Nicht als Theorie.
Sondern ganz konkret.

Schritt 1:
Die KI erstellt Zielgruppen-Personas – aus den Augen von Bürgerinnen und Verwaltungsmitarbeiter:innen.
Punktgenau. Emotional. Auf den Punkt.

Schritt 2:
Die Personas beurteilen die Use-Cases.
Auch das übernimmt die KI – in der Rolle dieser Personas.
Was bringt wirklich Mehrwert?
Was löst echte Probleme?

Das waren unsere Use-Cases:

– Sachverhaltsermittlung und Entscheidungsfindung
– Vergabe vom Angebot zum Auftrag
– Parkpickerl-Vergabe
– Beantwortung parlamentarischer Anfragen
– Begutachtung von Förderanträgen
– Leichte Sprache für Behördenkommunikation
– ChatBots mit automatischer Antwort
– Unterstützung bei Verfahren mit hohen Fallzahlen
– Übersetzung und Mehrsprachigkeit
– KI-Agenten für Routinetätigkeiten
– Intelligente Suche für internes Wissensmanagement

Schritt 3:
Die KI priorisiert alle Ideen mit dem RICE Framework.
Impact, Reach, Confidence, Effort.
Datenbasierte Klarheit.

Bonus:
Zum Schluss schreibt die KI eine Zukunftsvision:
Wie sieht Wien aus, wenn all diese Ideen Realität werden?

Antwort:
Digitaler. Menschlicher. Effizienter.

Dieser Workshop hat mir gezeigt:
KI ist kein Tool – sondern ein Denkpartner.

Und wenn man sie klug einsetzt, kann sie Verwaltung wirklich verändern.

Wie nutzt ihr KI in Strategieprozessen?

Alle reden über KI in der Verwaltung.

Aber oft bleibt es bei Schlagwörtern.

Deshalb hier mein erster Überblick:
konkrete Einsatzfelder, die gerade wirklich diskutiert werden.

Die Liste ist sicher nicht vollständig.
Aber ein Anfang.

Los geht’s:

🧑‍🤝‍🧑 Bürgerschnittstelle

– Chatbots für Anfragen rund um die Uhr
– Behördentexte in leicht verständliche Sprache übersetzen
– Digitale Avatare für Bürger:innen-Service
– Publikationen und Infos klarer und verständlicher machen

📊 Verwaltungsalltag

– Texte kürzen, zusammenfassen, korrigieren
– Bilder und Videos automatisch erkennen
– Ideengenerierung für Projekte und Kommunikation
– Besprechungen automatisch protokollieren
– Intelligentes Wissensmanagement (z.B. RAG-Systeme)
– Anträge vorprüfen (z.B. auf Vollständigkeit oder Härtefälle)
– Predictive Maintenance

🏛️ Schnittstelle zur Politik

– Chatbots fürs Ratsinformationssystem
– Bürgeranliegen automatisch analysieren

Was fehlt deiner Meinung nach?

Welche Anwendungsfälle siehst du noch?

Schreib’s mir in die Kommentare –

Gemeinsam können wir den Überblick erweitern.

Ich freue mich auf euren Input!

Seit Monaten rede ich mit Menschen über KI.
In Workshops.
In Vorträgen.
In persönlichen Gesprächen.

Und immer wieder kommt dieser Moment:

„Ich bin da zu spät dran.“
„Ich hab da keinen technischen Zugang.“
„Das ist irgendwie nicht meine Welt.“

Das ist nicht dein Fehler.

Das ist ein Kommunikationsproblem.

Denn wir reden über KI oft wie über ein Werkzeug für Experten.
Aber in Wahrheit ist es eine Einladung zur Neugier.

Nicht: „Wie funktioniert das?“
Sondern: „Was kann ich damit entdecken?“

Ich habe Menschen erlebt, die dachten, sie wären nicht „techy“ genug.
Und dann mit ChatGPT ihren Alltag völlig neu strukturiert haben.

Ich habe Verwaltungsmitarbeiter gesehen,
die ihren ersten Prompt geschrieben haben –
und innerhalb von Minuten Prozesse umgedacht haben.

Neugier ist der Gamechanger.

Nicht dein Abschluss.
Nicht deine Jobbezeichnung.
Nicht dein technisches Vorwissen.

Sondern die Bereitschaft, KI als Sparringspartner zu sehen.

Als eine zweite Meinung.
Ein Werkzeug zum Denken.
Ein Spiegel für deine Ideen.

Du brauchst keine Angst haben, „nicht genug zu wissen“.
Du brauchst nur den Mut, die erste Frage zu stellen.

Welche wäre das bei dir?

Bildung ist kein Zustand.
Sie ist ein Prozess.

Und dieser Prozess verändert sich gerade dramatisch.

Das zeigt das neue Papier „KI und ihre Auswirkung auf (Weiter)bildung“ des AI-Expert*innen-Pools der Stadt Wien sehr klar.

Ein Abschluss ohne KI-Verständnis wird in Zukunft nicht mehr reichen.

Nicht für die Verwaltung.
Nicht für Unternehmen.
Nicht mal für die Schule.

Wir brauchen neue Kompetenzen.
Und vor allem: neue Lernwege.

Das Papier bringt es auf den Punkt:
👉 Lernen wird individueller.
👉 Lernen wird mehr durch Tools begleitet.
👉 Lernen passiert immer öfter im Tun – nicht nur im Konsum.

Für mich ist das keine Zukunftsmusik.
Das ist Alltag.

Ich erlebe es in Workshops, Trainings, Live-Demos.
Dort, wo KI Neugier auslöst.

Dort, wo Menschen nicht nur konsumieren wollen.
Sondern gestalten.

Dort beginnt die neue Bildung.

Und die beginnt mit einer ehrlichen Frage:
Wie KI-fit bist du wirklich?

Wir haben genug von Tools.

Was wir brauchen, sind Menschen, die Verantwortung übernehmen.
Die Brücken bauen.
Die Haltung zeigen.

Denn generative KI entfaltet ihr Potenzial nicht durch Technologie.
Sondern durch Menschen, die sie sinnvoll einsetzen.

Was macht einen *Visionary Catalyst* aus?

Hier sind 3 Prinzipien, an denen ich mich orientiere:

1. Neugier vor Meinung
Wer klug fragt, lernt schneller.
Neugier ist der Treibstoff jeder echten Transformation.

2. Beteiligung statt Belehrung
Wenn Menschen mitgestalten dürfen, entsteht Vertrauen.
Und Vertrauen ist der wichtigste Faktor für Akzeptanz.

3. Kontext schlägt Konzept
Ein gutes KI-System ist nichts wert, wenn es den Alltag ignoriert.
Verstehen, wie Menschen wirklich arbeiten – das verändert alles.

Ich bin dankbar, als *Visionary Catalyst* ausgezeichnet worden zu sein.
Und ich nehme diese Rolle ernst.

Nicht als Trophäe.
Sondern als Auftrag.

Wer übernimmt in deinem Umfeld Verantwortung für KI?

Ab sofort gehört KI-Unterricht in amerikanischen Klassenzimmern zum Standard – und zwar ab dem Kindergarten.

Eine neue Durchführungsverordnung verpflichtet Bundesbehörden, KI-basierte Lehrpläne zu entwickeln.

Lehrer erhalten Zuschüsse für ihre Weiterbildung.

Schüler werden gezielt auf KI-Karrieren vorbereitet.

Eine Taskforce des Weißen Hauses überwacht den gesamten Prozess.

Befürworter sehen darin eine notwendige Antwort auf das globale KI-Wettrennen.

Kritiker warnen vor zu früher Technologisierung.

Beides zeigt:
Künstliche Intelligenz wird nicht mehr als Option betrachtet.
Sondern als Pflichtkompetenz.

Wer heute KI nicht versteht, wird morgen abgehängt.

Mich fasziniert besonders:
Während in Europa oft noch diskutiert wird, handeln andere längst.

Was wäre, wenn wir ähnliche Programme entwickeln würden?

Es wird zum Gedächtnis deiner Organisation.

Ein Gespräch? Wird nicht nur gespeichert, sondern verstanden.

Ein Meeting? Kann Wochen später noch zitiert werden – mit Kontext.

Eine Entscheidung? Wird mit ihren Gründen dokumentiert. Automatisch.

Wir sprechen viel über „KI-Assistenten“ – aber vergessen, was das wirklich bedeuten kann.

Ein Assistent, der nie vergisst.
Der deine Sprache kennt.
Der jeden Mail, jede Notiz, jede Anweisung verknüpfen kann.

Das ist nicht mehr Zukunftsmusik.

Die Kontextfenster werden immer größer.

Llama 4 kann heute bereits 700 Bücher behalten – in einem Durchgang.

Und das ist erst der Anfang.

Was passiert, wenn KI sich über Jahre hinweg an alles erinnern kann?

Wenn dein „Gedächtnis der Firma“ immer verfügbar ist?

Wenn jede:r Zugriff hat auf das, was sonst in Köpfen verloren geht?

Dann wird Sprache zur API für Wissen.

Und das verändert alles.

Was wären für dich echte Gamechanger-Anwendungen mit einem KI-Gedächtnis?

Aber in Wahrheit können sie die Candidate Experience verschlechtern.

Warum menschliche Interaktion oft mehr bringt.

Die neue Publikation der österreichischen Servicestelle für KI in der RTR zeigt:
Immer mehr Unternehmen setzen auf KI im Recruiting.

Einige, um Bewerbungen schneller zu sortieren.
Andere, um Interviews vorzufiltern.
Und manche, um das interne Wissensmanagement zu optimieren.

Aber:
Gerade im Bewerbungsprozess ist Vertrauen entscheidend.
Wer sich wie eine Nummer fühlt, springt ab.
Wer nie echtes Feedback bekommt, erinnert sich an das Unternehmen – negativ.

KI kann vieles erleichtern.
Aber sie darf den persönlichen Kontakt nicht ersetzen.

Die Studie zeigt:
Viele Unternehmen nutzen KI – aber nicht alle sprechen über die Grenzen.

Vor dem Hintergrund des AI Act wird das wichtiger denn je.
Denn: Es geht nicht nur um Effizienz.
Es geht um Menschen.

Wie seht ihr das?
Wo ist für euch im Recruiting Schluss mit Automatisierung?

Ich war letztes Jahr zum ersten Mal beim Mindshift Festival von Dorit Bosch.

Ich wusste nicht, was mich erwartet.

Konferenzen in der Verwaltung? Oft träge, voll Theorie, wenig Praxis.

Aber in Berlin war es anders.

Voller Energie.
Mutige Ideen.
Menschen, die etwas bewegen wollen.

Keine endlosen PowerPoints.

Sondern echte Gespräche.
Offene Fragen.
Radikale Perspektiven.

Ich bin mit einem Gedanken zurückgekommen:

„Es gibt mehr von uns, als ich dachte.“

Mehr Menschen, die mutig Neues denken.
Mehr Menschen, die Lust haben, Verwaltung neu zu gestalten.

Weil Veränderung Menschen braucht.
Und weil Austausch der Anfang von allem ist.

Wenn du in der Verwaltung arbeitest – oder mit ihr:
Komm zum Mindshift Festival.

2 Tage voller Inspiration.
Am 15. & 16. Mai 2025 in Berlin.

Weitere Informationen siehe Kommentare. ⬇️

KI kann alles.

Sie schreibt, malt, codiert, vertont, entwirft und imitiert.

Aber eins kann sie nicht:

Entscheiden, was gut ist.

Was *richtig* ist.

Was Sinn ergibt, Kontext hat, Bedeutung schafft.

Und das ist der Unterschied.

Nicht zwischen Mensch und Maschine.

Sondern zwischen beliebigem Output – und echter Qualität.

Zwischen Content und Substanz.

Zwischen Noise und Impact.

Im Deutschen nennen wir das „Geschmack“.

Ein Begriff, der weit über Ästhetik hinausgeht.

Geschmack ist Urteilskraft.

Geschmack ist Haltung.

Geschmack ist dein Filter in einer Welt voller Möglichkeiten.

Wer heute mit KI arbeitet, braucht mehr als Tools.

Er oder sie braucht Orientierung.

Denn die besten Führungskräfte der Zukunft zeichnen sich nicht durch ihr Prompting aus.

Sondern durch ihr Gespür für Relevanz.

Und genau das kann man trainieren.

Indem man kuratiert.

Wählt.

Verzichtet.

Feinjustiert.

So wird Geschmack zur Superkraft im KI-Zeitalter.

Nicht Luxus.

Notwendigkeit.

Was ist für dich guter Geschmack?